Um conjunto de normas que estabelece parâmetros aos deslocamentos realizados pelos funcionários da Empresa
As normas são um conjunto de padrões, regras e diretrizes colocadas de forma simples, que contém orientações comportamentais ou especificações técnicas ou outros critérios que devem ser seguidos ou respeitados. A norma visa ajustar e padronizar determinadas condutas ou atividades.
Os parâmetros estão relacionados à ideia de norma, padrão, um dado necessário para analisar uma situação
Características essenciais de uma Política de Viagens
A política precisa:
- Ter normas e parâmetros bem definidos
- Ser completa e suficientemente detalhada
- Ser clara o suficiente
- Não pode dar margem para interpretação
- Ser para TODOS
Para aplicação da política certifique-se que:
- A política está publicada em local de fácil acesso para os funcionários
- Que todos os funcionários da Empresa saibam o que é a política e onde encontrá-la
- Comunique-se frequentemente com os funcionários da Empresa sobre quais são e a importância das diretrizes estabelecidas na política
“Você não cria uma Política de Viagens, você estrutura um Programa de Viagens Corporativas alinhado ao objetivo estratégico e cultura da sua Empresa e, então, apenas então, registra em um documento (a política) as normas e diretrizes para atingir os resultados estabelecidos no Programa” – Andrea Matos
Faz sentido isso para você?
Você não faz a gestão das viagens corporativas da sua Empresa através da Política de Viagens. A Gestão deve ser feita através do Programa. Por essa razão, tratamos a política como um dos pilares essenciais do seu Programa de Viagens Corporativas.
Por isso:
A sua política de viagens não precisa traduzir a cultura da sua Empresa. O seu Programa de viagens está estruturado de acordo com a Cultura e a sua política normatiza e estabelece os parâmetros. Logo, automaticamente, ela estará alinhada.
E se você seguir esse passo, certamente resolverá um dos grandes problemas que os gestores enfrentam que é a adesão à política!
Ok, fiz o desenho do meu programa de viagens e agora preciso registrar as normas e diretrizes na política de viagens. E então, o que não pode faltar?
Você precisa definir as regras e diretrizes e registrar na sua Política de Viagens. Cada Empresa, dependendo do resultado que pretende obter, definirá suas próprias regras, mas de um modo geral uma boa política de viagens está estrutura em 33 tópicos principais. E quais são eles?
- Nome da Empresa
- Data, validade e última revisão
- Escopo
- Objetivo da Política
- Objetivo do Programa de Viagens
- Para quem se destina a política
- Diretrizes
- Governança
- Papéis e Responsabilidades
- Planejamento da Viagem
- Tipos de Viagem
- Canais autorizados
- Meios de pagamento
- Fornecedores preferenciais
- Regras Aéreo
- Regras Hospedagem
- Regras locação de veículo e transporte terrestre
- Estacionamento e Pedágio
- Regras para uso de Trem
- Fluxo de aprovação
- Segurança
- Seguro Viagem
- Documentação
- Alimentação
- Entretenimento
- Lavanderia
- Bleisure
- Programa de milhagem
- Adiantamento
- Reembolso de despesa
- Prestação de contas
- Validade e Próxima revisão
- Anexos
Algumas dicas para aumentar a adesão à Política de Viagens
- Fale com o RH – implemente um processo para highlight dos principais tópicos da política no onboarding dos funcionários
- Implemente um processo regular de comunicação de boas práticas
- E-mail | TV corporativa | flyer no café
- Lista de distribuição no whatsapp?
- Canal no instagram?
E como está sua política?
1- Você já definiu o objetivo do Programa de Viagens?
2- As regras e diretrizes definidas na sua Política de Viagens estão direcionadas para atingir o Objetivo do Programa de Viagens?
3- A política implementada segue as características básicas necessárias?
4- A política de viagens contempla todos os tópicos necessários para estabelecer as normas e parâmetros que vão entregar o objetivo final?
5- A política de viagens propicia o engajamento?