Simplesmente indispensável para o sucesso da gestão de viagens corporativas, a elaboração de sua política interna para o setor pode fazer a diferença, principalmente, para uma empresa com colaboradores que precisam realizar constantes deslocamentos dentro e/ou fora do país.
De maneira idêntica, a política de viagens corporativas deve articular todas as diretrizes que possam nortear todas as etapas e detalhes relativos à realização e o planejamento de cada deslocamento. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, um passo a passo simples e de fácil implementação. Boa leitura!
Engaje todos os setores da empresa
Este é o primeiro passo para iniciar a construção deste processo: a promoção do engajamento de todos os setores de sua empresa que, de uma forma ou de outra, mantenham relação com a organização das viagens corporativas.
Do mesmo modo, a estruturação de um brainstorm é uma excelente dica, à medida que pode contribuir para lançar luz sob quaisquer aspectos que devem ser incluídos na política de viagens corporativas.
Afinal, é de suma importância que, depois da criação dele, você tenha uma noção mais precisa acerca do perfil da empresa, sua realidade, os seus reais objetivos e interesses.
Defina regras gerais
À primeira vista, certas informações podem parecer óbvias. Porém, a sua empresa – devidamente comprometida com a implementação eficaz de uma política interna de viagens – deve assegurar que este documento explicite, com a clareza necessária, quais são os seus termos gerais.
Dito de outra forma, é necessário informam claramente a quem este documento é destinado (por exemplo, apenas a alguns colaboradores ou a todos eles), assim como se a obediência às normas firmadas é de caráter obrigatório ou facultativo.
Primordialmente, não deixe espaço para dúvidas ou mal-entendidos quanto ao significado de certos termos e expressões que, eventualmente, possam gerar controvérsias, evitando interpretações equivocadas ou ambíguas.
Especifique os objetivos
O próprio documento deve indicar os objetivos específicos das viagens corporativas. Isso fará com que a sua equipe perceba o sentido de segui-la. Evidentemente, isso dependerá, em grande medida, das características gerais do seu negócio, segmento de atuação e perfil da empresa.
Por último, cumpre ressaltar que a meta “padrão” das empresas, a partir da elaboração da política de viagens corporativas, tende a ser:
- a redução dos gastos com os deslocamentos;
- a padronização de processos relacionados às viagens;
- assegurar o conforto, a segurança e o bem-estar dos viajantes;
- indicar como os fluxos de aprovação, autorização e solicitações de viagens devem ocorrer.
Detalhe os serviços a serem prestados
Estes serviços a serem detalhados referem-se, por exemplo, aos transportes terrestres e/ou aéreos e, também, à hospedagem. Estes elementos devem ser contemplados em sua política de viagens corporativas. De modo geral, o documento deve responder a questões como:
- Quais são as categorias de serviços que cada colaborador terá direito?
- Diante da necessidade de cancelar ou remarcar passagens, como a empresa procederá?
- É viável realizar um downgrade ou upgrade de passagens aéreas?
- Quais são os tipos de acomodações oferecidas aos funcionários em viagens internacionais ou nacionais?
- É possível alterar os horários e os dias de partida e de chegada?