Comunicação do viajante
Estamos entrando em um novo estágio da pandemia do COVID-19. Países e estados estão se abrindo. As empresas estão começando a retomar alguma aparência de operações normais. Mas os viajantes a negócios exigirão um novo nível de confiança, pois consideram voltar à estrada. A confiança dos viajantes nunca foi tão importante. É mais crítico do que nunca informar, preparar e comunicar aos viajantes em cada etapa de sua jornada. Descubra o que você pode fazer – e o que estamos fazendo – para oferecer a seus viajantes uma viagem tranquila e bem-sucedida.
Viagem do viajante
As informações relacionadas ao COVID-19 são alteradas a cada hora. A quantidade e a complexidade das informações – especialmente as informações de viagens – podem ser impressionantes.
À medida que a viagem de negócios for retomada, será essencial garantir que os viajantes tenham informações prontamente disponíveis para ajudá-los a planejar quais medidas tomar, saber se uma viagem é essencial para os negócios e ter certeza de que sua saúde, segurança e bem-estar são atendidos. Os gerentes de viagens podem se preparar para isso mapeando a jornada do viajante e assegurando a comunicação eficaz em todas as etapas do processo.
Passo 1
Antes da viagem
- Considere o sentimento do viajante
- Fornecer documentação para viagem e destino
- Atualizar viajantes sobre quaisquer alterações / exclusões de políticas
- Garantir que os viajantes tenham acesso a atualizações em tempo real e recursos informativos
- Estabelecer processo de aprovação de viagem
- Continuar o extenso processo de verificação de parceiros e fornecedores
- Considere atualizações de despesas para EPI e outras necessidades de segurança e saúde
Passo 2
Reserva
- Considere o impacto nos ambientes online e offline
- Garantir que os agentes tenham acesso a todos os alertas de viagem, informações de destino e recursos de viagem
- Incentivar / ordenar o processo de aprovação antes da viagem
- Integre mensagens amigáveis para viajantes em sua ferramenta de reserva on-line
etapa 3
Durante a viagem
- Educar os viajantes sobre novos processos e expectativas antes da partida ao viajar
- Considere soluções de pagamento sem contato
- Estabelecer procedimento se o viajante ficar doente na estrada
- Desenvolver procedimento para ajudar os viajantes em caso de exposição potencial, surtos de destino ou proibições de viagens e novos protocolos
Passo 4
Depois da viagem
- Considere o sentimento de viagem ao retornar
- Desenvolver recomendações de quarentena / retorno ao escritório
- Fornecer informações sobre despesas adicionais para necessidades de viagem (relacionadas ao PPE / COVID-19)
- Desenvolver procedimento se o funcionário ficar doente ao retornar
Tecnologia
Aproveite as tecnologias de comunicação digital, como mecanismos de mensagens e sistemas de gerenciamento de conteúdo, para alcançar viajantes em vários canais e dispositivos. (Sua empresa – especificamente marketing ou RH – já pode usar esses tipos de tecnologias para se comunicar com funcionários e clientes.) Ao usar as ferramentas disponíveis para fornecer atualizações oportunas e relevantes, você incentiva os viajantes a se envolverem no programa de viagens e confiarem nas ferramentas, conforme necessário. fontes confiáveis de informação.
3 canais eficazes para alcançar seus viajantes
Enquanto 92% dos viajantes * preferem e-mail para receber comunicações de seus departamentos de viagem, não pare por aí. Utilize vários canais para compartilhar informações em momentos relevantes no ciclo de planejamento e viagem.
Intranet corporativa
Revise o conteúdo do site de viagens e a navegação no site. As viagens também devem ter uma posição de destaque no site global da intranet corporativa, facilitando a localização dos funcionários por informações importantes relacionadas a viagens. Faça referência a aplicativos ou ferramentas móveis essenciais e forneça informações de download, para garantir que os viajantes permaneçam totalmente conectados quando estiverem em trânsito.
Ferramenta de reserva online
Coloque mensagens dinâmicas e estáticas direcionadas e de alta visibilidade durante todo o processo de reserva para fornecer aos viajantes as informações essenciais de que precisam quando começam a usar a ferramenta novamente. As mensagens guiarão os viajantes ao longo do processo, aumentando sua confiança. Incorpore links na ferramenta para fornecer aos viajantes acesso direto a informações adicionais para apoiar suas decisões.
Aplicativo móvel
Incentive o uso de aplicativos essenciais, incluindo os fornecidos pelo TMC, e parceiros de segurança, como TripSource e ISOS. O dispositivo móvel é a vida útil do seu viajante – e a maneira mais eficaz de influenciar as decisões durante a viagem.
Sempre que possível, personalize a experiência do aplicativo para maximizar o valor. Ative os recursos de segurança, programe mensagens de política, forneça acesso a números de emergência e diretrizes de segurança.
O que você pode fazer
Lista de verificação de comunicações do viajante
Pesquise os viajantes para descobrir o que eles precisam para se sentirem confiantes
Atualize sua política para refletir o sentimento do viajante
Desenvolva perguntas frequentes para responder a perguntas comuns sobre viagens
Mapeie sua jornada de viajante, identificando todos os possíveis pontos de contato e oportunidades de comunicação
Crie modelos de comunicação editáveis para fácil distribuição pelos canais
Personalize aplicativos com recursos de segurança, conteúdo atualizado da política, mensagens atualizadas
Planejar uma agenda de publicação social e gerenciar interações nas comunidades sociais
Use mensagens móveis para alcançar os viajantes na estrada
Destaque o site de viagens no site global da intranet corporativa
Promova a adoção da ferramenta de reserva on-line e dos aplicativos de suporte